Politique de respect de la vie privée

La présente politique de respect de la vie privée a vu le jour en raison de l’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des données, le 25 mai 2018. Cette politique expose les droits et obligations d’Event Masters à l’égard des personnes externes dont les données à caractère personnel sont traitées dans le contexte de finalités de marketing et de la fourniture de nos services. Event Masters traite les données de fournisseurs, de clients et de personnes qui manifestent un intérêt pour notre entreprise.

 

La présente politique de respect de la vie privée régit le traitement des données à caractère personnel par le responsable de traitement : [Event Masters, Willebroek, BE 0455 164 778 ]

Nous attachons une grande importance à votre vie privée et vous conseillons, dès lors, de lire attentivement notre politique de respect de la vie privée.

 

Les éventuelles questions, inquiétudes ou plaintes par rapport à cette politique de respect de la vie privée peuvent être adressées à notre Délégué à la protection des données :

— par courrier adressé à Event Masters SA, Venusstraat 7, 2830 Willebroek, à l’attention du Délégué à la protection des données ;

— par e-mail à legal@eventmasters.be.

Les données à caractère personnel des fournisseurs, des clients et des personnes qui manifestent un intérêt pour notre entreprise sont protégées par la « Loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard du traitement des données à caractère personnel » et par l’actuel Règlement européen du 27 avril 2016 relatif à la protection des données à caractère personnel.

 

Les données à caractère personnel sont toutes les données qui concernent une personne physique identifiée ou identifiable. « Identifiable » fait référence aux données d’identification (comme le nom, le numéro de carte d’identité, les données de localisation, etc.) qui peuvent être utilisées pour vous identifier de manière directe ou indirecte (en tant que personne physique).

 

  1. Finalités du traitement des données à caractère personnel

 

  • Si vous êtes un nouveau client ou un client existant, nous utilisons vos données à caractère personnel pour communiquer avec vous quant à nos services événementiels et à propos de votre événement en cours, et ce, dans le cadre d’un traitement sur la base d’un contrat. Nous utilisons également vos données afin de vous envoyer des newsletters et des invitations, et ce, sur la base de notre intérêt légitime. Nous vous expliquons de quoi il s’agit au point 1.6 ci-dessous.

 

  • Si vous êtes un nouveau fournisseur ou un fournisseur existant, nous utilisons vos données à caractère personnel pour vous demander des offres et communiquer avec vous quant au statut de l’événement. Dans certains cas, nous transférons ces données au client afin de garantir le bon déroulement de l’événement. Nous utilisons également vos données afin de vous envoyer des newsletters et des invitations, et ce, sur la base de notre intérêt légitime. Nous vous expliquons de quoi il s’agit au point 1.6 ci-dessous.

 

  • Si notre agence événementielle et nos services vous intéressent et si vous avez manifesté cet intérêt (par exemple par le biais du formulaire de contact sur le site web ou en vous inscrivant à la newsletter), nous utilisons vos données à caractère personnel pour communiquer avec vous sur notre entreprise et nos services.

 

  • Nous collectons des données à caractère personnel (via Google Analytics) et des cookies afin d’entretenir et d’améliorer notre site web et d’optimiser en permanence l’expérience utilisateur de notre site. Ce traitement est nécessaire pour garantir la sécurité et les performances de notre site web. La collecte des données à caractère personnel via Google Analytics est également utilisée afin de mesurer le trafic sur notre site web.

 

  • Parfois, des fondements juridiques nous contraignent à utiliser vos données à caractère personnel afin de remplir nos obligations. Ce point est exposé dans le droit applicable.

 

  • Plusieurs fondements juridiques autorisent Event Masters à procéder au traitement de données :

 

  1. Consentement : la personne concernée a donné son consentement pour une ou plusieurs finalités spécifiques.
  2. Intérêts vitaux. Ces données peuvent faire l’objet d’un traitement s’il est nécessaire pour l’intérêt vital de la personne concernée. Par ex. : nécessité médicale urgente.
  3. Obligation légale. Par ex. : d’un point de vue légal, les données comptables doivent être conservées pendant 7 ans.
  4. Contrat : le traitement est nécessaire pour l’exécution du contrat. Ceci s’applique quand la personne concernée est une partie au contrat.
  5. Intérêt général
  6. Intérêt légitime
    1. Les intérêts sont toujours mis en balance avec la vie privée des personnes concernées.
    2. Le traitement doit toujours être nécessaire pour le responsable du traitement.

À cet égard, le RGPD précise clairement que le traitement de données à caractère personnel à des fins de marketing direct peut être considéré comme étant un intérêt légitime.

Si vous êtes déjà repris sur notre liste d’envoi pour la réception de support de marketing sous forme papier et/ou électronique, vos données peuvent être utilisées par Event Masters pour l’envoi de supports de marketing ou de tout autre matériel relatif aux services événementiels de notre entreprise.

Ce consentement peut être retiré à tout moment, sans motivation et gratuitement en cliquant, par exemple, sur le lien de désinscription prévu à cet effet en bas de chaque e-mail promotionnel. Vous en apprendrez davantage sur vos droits au point 5.

 

  1. Quelles données à caractère personnel traitons-nous et comment obtenons-nous ces données ?

La manière dont nous collectons vos données à caractère personnel peut se répartir en trois catégories :

— Catégorie 1 : données à caractère personnel que vous nous communiquez

— Catégorie 2 : données à caractère personnel collectées par le biais de l’utilisation de notre site web

— Catégorie 3 : données à caractère personnel collectées par des parties tierces

 

  • Catégorie 1 : données à caractère personnel que vous nous communiquez. Les données à caractère personnel que nous traitons et la manière dont nous les collectons dépendent de la sous-catégorie dont vous relevez.
    • Vous êtes un nouveau fournisseur ou un fournisseur existant :

Nous avons obtenu vos données à caractère personnel par votre intermédiaire, car vous (i) vous êtes présenté à nous comme fournisseur, parce qu’Event Masters (ii) a demandé une offre pour vos services, parce que vous (iii) avec pris contact avec nous par le biais du formulaire de contact sur notre site, parce que vous (iv) avez pris contact avec nous par e-mail ou par téléphone, ou parce que vous (v) vous êtes inscrit à notre newsletter via Facebook ou notre site web. Dans ces cas, nous traitons les données à caractère personnel suivantes : votre nom, votre prénom, votre entreprise, votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail, vos données de facturation et les éventuelles autres données à caractère personnel nécessaires afin de pouvoir proposer nos services à notre client ou nécessaires à une relation contractuelle si nous recourons à vos services. Les données que nous demandons sont nécessaires pour permettre toute communication ultérieure. Il ne s’agit, en aucun cas, d’informations sensibles.

 

  • Vous êtes un nouveau client ou un client existant :

Nous avons obtenu vos données à caractère personnel par votre intermédiaire, car vous (i) avez soumis à Event Masters une demande relative à nos services, parce qu’Event Masters (ii) a utilisé vos données publiques afin de vous contacter pour vous demander si nos services vous intéressent, parce que vous (iii) avec pris contact avec nous par le biais du formulaire de contact sur notre site, parce que vous (iv) avez pris contact avec nous par e-mail ou par téléphone, ou parce que vous (v) vous êtes inscrit à notre newsletter via Facebook ou notre site web. Dans ces cas, nous traitons les données à caractère personnel suivantes : votre nom, votre prénom, votre entreprise, votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail, vos données de facturation et les éventuelles autres données nécessaires afin de pouvoir vous proposer nos services ou les données nécessaires à une relation contractuelle si vous recourez à vos services. Les données que nous demandons sont nécessaires pour permettre toute communication ultérieure. Il ne s’agit, en aucun cas, d’informations sensibles.

 

  • Vous manifestez un intérêt pour notre entreprise et nos services d’agence événementielle.

Nous avons obtenu ces données à caractère personnel par votre intermédiaire, car vous (i) avez pris contact avec notre entreprise au moyen du formulaire de contact sur notre site web, parce que vous (ii) vous êtes inscrit à notre newsletter via le site web vous ou Facebook, parce que vous (iii) avez pris contact par téléphone, parce que vous (iv) avez pris contact avec nous par e-mail, ou parce que vous (v) avez participé à un événement dont nous étions partenaires. Les données que nous demandons sont nécessaires pour permettre toute communication ultérieure. Il s’agit de votre nom, prénom, entreprise, numéro de téléphone, sexe et adresse e-mail. Il ne s’agit, en aucun cas, d’informations sensibles.

 

 

  • Catégorie 2 : Données à caractère personnel rassemblées par le biais de l’utilisation de notre site web.
    • Grâce à l’utilisation de cookies.
    • Pendant l’utilisation du site web. Nous enregistrons certaines informations à votre égard par le biais d’un tracker de Google Analytics. Ces informations sont anonymisées et ne peuvent en aucune façon être liées à une personne physique.

 

  • Catégorie 3 : Données à caractère personnel collectées par des parties tierces

Event Masters prend connaissance de vos données à caractère personnel par le biais de parties tierces. Nous pouvons obtenir ces données de trois manières. Nous les traitons, dans tous les cas, dans le respect des dispositions du RGPD. Nous partons également du principe que cette partie tierce s’est mise en conformité avec la législation et qu’elle a demandé le consentement de la personne concernée pour la diffusion de ses données.

 

  • Données obtenues par l’intermédiaire du client.

Afin de garantir une exécution fluide du contrat avec le client, les données à caractère personnel sont fournies par le client à la partie exécutante, le cas échéant Event Masters. Le client définit contractuellement les finalités du traitement des données et en est responsable. Event Masters est, quant à lui, garant du traitement correct de ces données par les membres de son personnel et recourt en permanence à des mesures techniques et organisationnelles comme des ordinateurs sécurité et la suppression des données à caractère personnel après échéance du contrat.

 

  • Données obtenues par l’intermédiaire d’événements partenaires.

Event Masters organise également des événements en partenariat avec des partenaires sélectionnés. Il s’agit d’événements d’entreprise dans le cadre desquels Event Masters s’appuie sur sa propre base de données pour inviter ses participants. Lors de son inscription à l’événement, la personne invitée doit préciser si elle souhaite être enregistrée dans la base de données et/ou recevoir la newsletter. Il peut s’agir d’invités du partenaire comme ceux d’Event Masters. Les données à caractère personnel ne feront l’objet d’un traitement qu’à condition d’avoir obtenu le consentement explicite de la personne lors de son inscription. Event Masters ne peut cependant être tenu responsable de ses partenaires. Ils doivent, eux aussi, traiter les données à caractère personnel de la manière adéquate et nous concluons un contrat avec eux.

 

  • Données obtenues par le biais de la participation à des salons.

Lors de participation à des salons, des listes de participants sont régulièrement communiquées aux exposants. Nous n’enregistrons pas ces données dans notre base de données. En revanche, nous pouvons les utiliser pour inviter des gens à un prochain salon dans le même secteur ou domaine d’activités.

 

Les données des catégories 1 et 3 sont systématiquement conservées dans notre base de données centrale : Teamleader. Teamleader est elle aussi conforme à la législation relative à la vie privée et garantit en permanence la sécurité de vos données. Un lien vers Mailchimp est prévu dans Teamleader. Il nous permet de vous informer des tenants et aboutissants de notre entreprise par le biais de newsletters et d’invitations (à condition que vous nous ayez fourni votre consentement explicite).

 

Mailchimp a également l’obligation de se mettre en conformité avec la nouvelle législation relative à la vie privée. Les données de facturation sont stockées dans notre système de comptabilité Exactonline et sont nécessaires afin de garantir la facturation correcte de notre entreprise et de nos fournisseurs.

 

Si vous êtes déjà repris sur notre liste d’envoi pour la réception de support marketing sous forme papier et/ou électronique, Event Masters peut utiliser vos données pour l’envoi de supports marketing ou de tout autre matériel relatif aux services d’Event Masters.

Ce consentement peut être retiré à tout moment, sans motivation et gratuitement en cliquant, par exemple, sur le lien de désinscription prévu à cet effet en bas de chaque e-mail.

 

Une règle spéciale s’applique aux données de la catégorie 3, sous-catégorie 2.3.1 : données collectées par le client. À l’échéance du contrat entre le client et Event Masters, les données à caractère personnel sont stockées chez notre fournisseur cloud, dans nos archives, pour une durée indéterminée. Ces données, outre les données du client lui-même, ne sont cependant pas stockées dans notre base de données.

 

Vous pouvez à tout moment exercer les droits dont vous disposez, tels qu’exposés au point 5 de la présente politique de respect de la vie privée.

 

 

  1. Pendant combien de temps conservons-nous ces données à caractère personnel ?

Les données à caractère personnel (de catégorie 1 ou 2) que vous nous fournissez sont conservées jusqu’à ce que vous vous désinscriviez de nos communications. Les données à caractère personnel utilisées pour l’exécution de l’événement sont conservées dans les archives sur notre serveur, à moins que le client veuille qu’il en soit autrement. Conformément à l’obligation légale, les données comptables sont conservées pour une période de 7 ans.

 

 

  1. Transfert de données à des tiers

Afin de pouvoir assurer nos services, il est possible que nous transférions vos données à des tiers.

 

  • Fournisseurs de services externes
    • Dans le cadre de notre gestion des relations client, nous utilisons la base de données Teamleader dans laquelle nous enregistrons vos données.
    • Pour l’envoi de mailings, nous utilisons Mailchimp.
    • Notre plateforme cloud est Google Inc.
    • Notre hébergeur est Laravel.
    • Notre système comptable est Exact Online.

Si vous souhaitez connaître l’utilisation faite de vos données à caractère personnel, nous vous renvoyons à leurs politiques respectives en matière de respect de la vie privée.

 

  • Si vous êtes un client d’Event Masters, sachez que nous pouvons transmettre vos données à des fournisseurs afin de pouvoir assurer nos services. Ceci toujours en vue du projet sur lequel nous travaillons.
  • Si vous êtes un fournisseur, sachez que nous pouvons transmettre vos données à nos clients afin de pouvoir assurer nos services.
  • Event Masters ne divulgue en aucun cas des données à caractère personnel à nos partenaires de réseaux sociaux. Nous utilisons en revanche des plug-ins de réseaux sociaux. Ces canaux de réseaux sociaux sont Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter, Google+, et Vimeo. Quand vous partagez quelque chose sur notre site web, vos données à caractère personnel vous concernant sont susceptibles d’être collectées par un fournisseur de services de réseau social. Dans ce genre de cas, le fournisseur de services de réseau social agit en qualité de gestionnaire. Nous vous renvoyons vers lui pour toute question relative à sa politique en matière de respect de la vie privée.
  • Afin de pouvoir assurer le traitement de vos données à caractère personnel, nous permettons à nos collaborateurs d’accéder à vos données à caractère personnel.

 

 

  1. Vos droits
    • Droit d’accès : vous avez à tout moment le droit de prendre gratuitement connaissance de vos données à caractère personnel. Nous sommes tenus de vous le procurer d’une manière claire et accessible.

 

  • Droit à la correction, à l’effacement et à la limitation des données : vous avez à tout moment le droit de nous demander de corriger, de compléter ou de supprimer vos données à caractère personnel. Vous reconnaissez qu’en cas de refus de communication ou de demande de suppression de données à caractère personnel, la fourniture de certains services et produits pourrait être rendue impossible. Vous pouvez également demander à limiter le traitement de vos données à caractère personnel.

 

  • Droit d’opposition : vous disposez aussi d’un droit d’opposition au traitement de vos données à caractère personnel pour des motifs graves et légitimes. Vous avez, en outre, à tout moment le droit de vous opposer à l’utilisation de vos données personnelles à des fins de marketing direct. Dans ce cas, vous n’avez pas à fournir de motif.

 

  • Droit de transfert libre des données : vous avez le droit d’obtenir les données à caractère personnel traitées par nos soins dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine et/ou de les transférer à un autre responsable.

 

  • Droit de retrait du consentement : dans la mesure où le traitement s’appuie sur votre consentement préalable, vous disposez du droit de retirer ce consentement.

 

  • Exercice de vos droits : vous pouvez exercer vos droits en nous contactant par e-mail :

 

— à legal@eventmasters.be

— par courrier postal à Event Masters, Venusstraat 7 2830 Willebroek

— en utilisant la partie « Contactez-nous » de notre site web.

 

  • Droit d’introduire une plainte : vous avez le droit de porter plainte auprès de l’Autorité belge pour la protection des données : Commission Belge pour la Protection de la Vie Privée, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Tél. : +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail : commission@privacycommission.be.

 

  1. Transfert international de données

Event Masters organise également des incentives. Afin de garantir le bon déroulement de ces événements, nous sommes susceptibles, dans certains cas, de transférer des données à caractère personnel à des fournisseurs à l’étranger. Ce transfert est toujours effectué à la connaissance du client. Nous utilisons ces données à caractère personnel exclusivement pour les objectifs fixés, définis par le client. Pour commander des billets d’avion, par exemple. Les pays assujettis au droit européen sont tenus de respecter le RGPD. Pour les pays tiers (= pays ne relevant pas du droit européen ou ne respectant pas un niveau de protection similaire sur le plan du respect de la vie privée), un contrat type européen obligeant ces pays tiers à respecter les obligations du Règlement Général sur la Protection des Données est systématiquement conclu.

 

 

 

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